Verifactu: Vollständiger Leitfaden zur Fakturierungsverordnung

Verifactu ist die Bezeichnung für das Real Decreto 1007/2023 vom 5. Dezember: die Verordnung, die die Anforderungen festlegt, die jede Fakturierungssoftware erfüllen muss, die ein Unternehmer oder freiberuflich Tätiger in Spanien zur Rechnungsausstellung verwendet. Es handelt sich nicht um eine isolierte Norm. Sie entwickelt Artikel 29 Absatz 2 Buchstabe j) der Allgemeinen Steuerordnung (LGT), den das Gesetz 11/2021 zur Bekämpfung von Steuerbetrug einführte, um der sogenannten Doppelnutzungssoftware ein Ende zu setzen: Programme, die eine doppelte Buchführung ermöglichen, Verkäufe verschleiern oder bereits ausgestellte Rechnungen nachträglich ändern. Verifactu legt konkret fest, wie sich eine Fakturierungssoftware verhalten muss, damit dies technisch unmöglich wird.

In der Praxis bedeutet dies drei sichtbare Änderungen. Ihre Software muss für jede Rechnung einen verketteten Datensatz mit einem kryptografischen Prüfwert erzeugen, den niemand ändern kann, ohne eine Spur zu hinterlassen. Alle Ihre Rechnungen erhalten einen QR-Code. Und Sie können wählen, ob Sie diese Datensätze beim Ausstellen jeder Rechnung an die Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT) übermitteln – die Modalität, die dem System seinen Namen gibt, VERI*FACTU – oder sie elektronisch signiert auf Ihrem eigenen System aufbewahren. Die Fristen, nach zwei Verschiebungen nun definitiv: 1. Januar 2027 für Kapitalgesellschaften und 1. Juli 2027 für Selbstständige und andere Verpflichtete.

Wen verpflichtet Verifactu und ab wann

Artikel 3 Absatz 1 der Verordnung grenzt die Verpflichteten in vier Gruppen ab:

Körperschaftssteuerpflichtige: jede Handelsgesellschaft, die Rechnungen stellt, von der Einzelpersonen-GmbH bis zum Großunternehmen.
Einkommensteuerpflichtige (IRPF), die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben: Selbstständige, in allen Gewinnermittlungsformen.
Beschränkt Steuerpflichtige, die in Spanien über eine Betriebsstätte tätig sind.
Gemeinschaftliche Einkommenssteuersubjekte mit wirtschaftlicher Tätigkeit: Gemeinschaften von Gütern und Gesellschaften bürgerlichen Rechts.

Die Verordnung betrifft auch den Softwarehersteller. Hersteller und Händler von Fakturierungsprogrammen haften dafür, dass ihre Systeme die Anforderungen erfüllen, und bestätigen dies durch eine verantwortliche Erklärung (Artikel 13).

Der wichtigste Ausschluss findet sich in Artikel 3 selbst: Wer die Mehrwertsteuer-Bücher bereits über das Sofortige Informationsversorgungssystem (SII) führt – Großunternehmen, Mehrwertsteuergruppen und im REDEME eingetragene – ist ausgenommen, da die AEAT bereits den Fakturierungsdetail auf diesem Weg erhält. Verifactu gilt auch nicht in den Foralregionen: Das Baskenland wendet sein eigenes System TicketBAI an, und Navarra hat eine eigene Foralregelung.

Wer	Frist	Rechtsgrundlage
Kapitalgesellschaften (Körperschaftssteuerpflichtige)	Vor dem 1. Januar 2027	Schlussbestimmung 4. RD 1007/2023
Selbstständige (IRPF mit Tätigkeit), beschränkt Steuerpflichtige mit Betriebsstätte und gemeinschaftliche Steuersubjekte	Vor dem 1. Juli 2027	Schlussbestimmung 4. RD 1007/2023
SII-Pflichtige	Keine Anpassungspflicht für Verifactu	Art. 3 RD 1007/2023

Ein Hinweis zu diesen Fristen, da viele veraltete Informationen kursieren: Die aktuelle Fassung der Schlussbestimmung 4 wurde durch das Real Decreto 254/2025 vom 1. April (erste Verschiebung) und das Real Decreto-ley 15/2025 vom 2. Dezember (die endgültige Frist) festgelegt. Wenn ein älterer Artikel oder ein Anbieterschreiben andere Daten nennt, zitiert er bereits aufgehobene Fassungen.

VERI*FACTU oder die nicht-verifizierbare Modalität: die zwei Arten der Pflichterfüllung

Die Verordnung lässt zwei Betriebsweisen zu. Es lohnt sich, beide zu verstehen, bevor Sie mit Ihrem Softwareanbieter sprechen, denn die Wahl hat praktische Folgen für Kosten, technischen Aufwand und das Verhältnis zur Steuerbehörde.

	VERI*FACTU-Modalität (Übermittlung an die AEAT)	Nicht-verifizierbare Modalität (lokale Aufbewahrung)
Übermittlung an die AEAT	Automatisch und zum Zeitpunkt der Ausstellung aller Datensätze (Artikel 15 und 16)	Keine laufende Übermittlung: Die Datensätze werden vollständig, lesbar und zugänglich aufbewahrt und bei Anforderung der AEAT übermittelt
Elektronische Signatur der Datensätze	Nicht erforderlich: Prüfwert (Hash) reicht aus (Artikel 16 Abs. 3)	Für jeden Erstellungs- und Stornierungsdatensatz Pflicht
Systemereignisprotokoll	Keine eigene Verwaltung erforderlich	Pflicht, zusätzlich zu den Fakturierungsdatensätzen
Konformitätsvermutung	Das System erfüllt «by design» die technischen Anforderungen (Artikel 16 Abs. 2)	Keine Vermutung: Die vollständige Beweislast für die Einhaltung liegt beim Pflichtigen
Hinweis und QR	QR plus Hinweis «Rechnung prüfbar auf der elektronischen Plattform der AEAT»: Jeder Kunde kann ihn scannen und prüfen, ob die Rechnung erklärt wurde	QR ohne Prüfbarkeitshinweis
Geeignet für	KMU und Selbstständige mit Markt-Software	Organisationen mit eigenen Systemen und betrieblichen Gründen gegen Echtzeit-Übermittlung

Für ein KMU oder einen Selbstständigen mit marktüblicher Software ist die VERI*FACTU-Modalität fast immer der einfachere Weg: Die meisten Anbieter implementieren sie standardmäßig, weil sie die elektronische Signatur der Datensätze und die Verwaltung des Ereignisprotokolls entbehrlich macht.

Was die Verordnung von Ihrer Fakturierungssoftware verlangt

Die Verordnung definiert ein Fakturierungsinformationssystem (SIF) bewusst weit: die Gesamtheit der Hard- und Software zur Rechnungsausstellung, -aufnahme, -aufbewahrung und -verarbeitung (Artikel 1 Abs. 2). Wenn Sie Rechnungen mit einem Programm ausstellen – welches auch immer: ein ERP, eine Rechnungs-App, das Kassensystem –, ist dieses Programm ein SIF.

Artikel 8 schreibt sechs Garantien für Fakturierungsdatensätze vor: Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit. Die aufschlussreichste ist die letzte: Ist ein Datensatz einmal erstellt, muss das System jeden Änderungsversuch erkennen und melden. Eine unbequeme Rechnung zu löschen und die nachfolgenden neu zu nummerieren – das Standardmanöver der Doppelnutzungssoftware – ist ohne Spur nicht mehr möglich.

Wie konkretisiert sich das?

Erstellungsdatensatz: Das System erzeugt ihn automatisch, gleichzeitig mit oder unmittelbar vor der Ausstellung jeder Rechnung (Artikel 9). Wird eine Rechnung storniert, wird ein Stornierungsdatensatz erzeugt; es wird nichts gelöscht.
Festgelegter Inhalt: Jeder Datensatz enthält Steuernummer und Name des Ausstellers, Nummer und Datum der Rechnung, Beschreibung der Umsätze, Bemessungsgrundlage, Mehrwertsteuerbetrag und angewandtes Regime (Artikel 10).
Verkettung durch Prüfwert: Jeder Datensatz enthält einen Teil des Prüfwerts (Hash) des vorherigen Datensatzes. Die Datensätze bilden eine Kette: Wird einer geändert, bricht die Kette, und die Manipulation wird sichtbar.
Elektronische Signatur: In der nicht-verifizierbaren Modalität müssen Erstellungs- und Stornierungsdatensätze elektronisch signiert werden (Artikel 12).
QR-Code auf jeder Rechnung: Alle von einem SIF ausgestellten Rechnungen enthalten eine grafische Darstellung ihres Teilinhalts per QR-Code (Artikel 6 Abs. 5 der Fakturierungsverordnung). Der Empfänger kann ihn scannen und der AEAT freiwillig die Informationen übermitteln.
Verantwortliche Erklärung des Herstellers: Der Softwarehersteller bestätigt per verantwortlicher Erklärung, dass das System die Anforderungen erfüllt (Artikel 13). Das ist das Dokument, das Sie von Ihrem Anbieter einfordern können.

Verifactu und die verpflichtende elektronische B2B-Rechnung sind nicht dasselbe

Das ist die am meisten verbreitete Verwechslung 2026, und es lohnt sich, sie zu klären, denn es sind zwei verschiedene Pflichten mit unterschiedlichen Normen, Zeitplänen und Logiken.

	Verifactu	Verpflichtende elektronische B2B-Rechnung
Was wird geregelt	Wie die Rechnung erstellt wird: vollständige und unveränderliche Datensätze, ggf. an die AEAT übermittelt	Wie sie ausgetauscht wird: elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten zwischen Unternehmern und Freiberuflern
Zweck	Betrugsbekämpfung: steuerliche Kontrolle	Gegen Zahlungsverzug: Zahlungsfristen werden nachverfolgbar
Norm	RD 1007/2023	Gesetz 18/2022 («Crea y Crece») + RD 238/2026 vom 25. März
Rechnungsformat	Kein Format vorgegeben: Eine von einem angepassten SIF per PDF oder Papier ausgestellte Rechnung mit QR erfüllt die Anforderungen	Strukturiert: Facturae, UBL, CII oder EDIFACT
Fristen	Festgelegt: 1. Januar 2027 (Gesellschaften) und 1. Juli 2027 (übrige)	Ohne Datum im Kalender: hängt von einer ausstehenden Ministeriumsverordnung ab

Die Anpassung an Verifactu bereitet Sie nicht auf die elektronische Rechnung vor, und umgekehrt. Es sind verschiedene Schichten derselben Zukunft. Beim Kauf oder Erneuerung von Software 2026 sollten Sie nach beiden fragen.

Sanktionen: Artikel 201a der LGT

Das Sanktionsregime findet sich nicht in der Verordnung, sondern in der LGT, deren Artikel 201a – eingeführt durch Gesetz 11/2021 – zwei Verstöße qualifiziert, beide als schwerwiegend.

Für den Software-Hersteller oder -Händler. Einen Verstoß begeht, wer Systeme herstellt, produziert und vermarktet, die verschiedene Buchführungen ermöglichen, Umsätze nicht erfassen oder verschleiern, andere als die notierten Umsätze erfassen, bereits erfasste ändern oder die technischen Anforderungen von Artikel 29 Abs. 2 Buchst. j) LGT nicht erfüllen. Die Geldbuße: 150.000 € für jedes Wirtschaftsjahr mit Verkäufen und für jeden unterschiedlichen Systemtyp. Der Vertrieb von Systemen ohne erforderliche Bescheinigung wird mit 1.000 € pro verkauftem System geahndet.

Für den Nutzer. Der Besitz von Systemen, die nicht den Anforderungen entsprechen, wenn sie nicht ordnungsgemäß zertifiziert sind, obwohl dies erforderlich wäre, oder wenn zertifizierte Geräte verändert wurden, wird mit 50.000 € für jedes Wirtschaftsjahr geahndet.

Zwei Dinge geraten bei den Bußgeldern leicht aus dem Blick. Die Besitzstrafe berücksichtigt nicht die Betriebsgröße: 50.000 € pro Wirtschaftsjahr wiegen in der Bilanz eines Großunternehmens genauso wie bei einem Selbstständigen.

Die andere: Wenn Sie Ihre Software nach Ihrem Ablaufdatum noch immer nicht angepasst haben, sind Ihre eigenen Fakturierungsdatensätze ohne die Integritätsgarantien, die die Prüfung erwarten wird – was Sie bei jeder Betriebsprüfung in eine schlechte Position bringt.

Anpassungsplan: von jetzt bis zum 1. Januar 2027

Wenn Sie körperschaftssteuerpflichtig sind, haben Sie noch zwei Quartale. Dies ist ein realistischer Plan, Quartal für Quartal.

Drittes Quartal 2026 (August–September): Inventur und Fragen

Erstellen Sie eine Liste aller Rechnungsausstellungspunkte in Ihrem Unternehmen: Verwaltungsprogramm, Kassensystem, Rechnungs-App, eigene Vorlagen. Jeder ist ein SIF (oder sollte es sein).
Schreiben Sie jeden Anbieter mit drei konkreten Fragen an: Ist die an RD 1007/2023 angepasste Version verfügbar? In welcher Modalität (VERI*FACTU oder nicht-verifizierbar) arbeitet sie? Wo befindet sich die verantwortliche Erklärung nach Artikel 13?
Wenn Sie mit Word- oder Excel-Vorlagen fakturieren, nehmen Sie an, dass diese die Anforderungen nicht erfüllen können, und fangen Sie jetzt an, Alternativen zu prüfen.

Viertes Quartal 2026 (Oktober–Dezember): Entscheidung, Aktualisierung und Test

Entscheiden Sie sich für die Modalität. Wenn Ihr Anbieter VERI*FACTU standardmäßig implementiert, prüfen Sie, ob es zu Ihnen passt.
Installieren Sie die angepasste Version und stellen Sie Proberechnungen im November aus, nicht am 30. Dezember: Vergewissern Sie sich, dass der QR erscheint, der Datensatz erzeugt wird und in der VERI*FACTU-Modalität die Übermittlung an die AEAT korrekt funktioniert.
Bewahren Sie die verantwortliche Erklärung jedes von Ihnen genutzten Programms auf.
Schulen Sie, wer in Ihrem Unternehmen Rechnungen ausstellt: was ein Stornierungsdatensatz ist (Rechnungen werden nicht mehr «gelöscht»), was der QR-Hinweis bedeutet und was bei Rückfragen eines Kunden zu antworten ist.

Januar 2027: Pflicht gilt für Gesellschaften

Seit dem 1. Januar muss jede Rechnung einer Gesellschaft aus einem angepassten System kommen. Reservieren Sie die erste Woche zur Überwachung der Nummerierung, der Verkettungen und der Übermittlungen.

Erstes Halbjahr 2027 (für Selbstständige und übrige): zusätzliche Frist, gleicher Plan

Ihre Frist ist der 1. Juli 2027. Derselbe Plan gilt, um zwei Quartale verschoben. Schieben Sie es nicht auf Juni; die Terminkalender der Steuerberater an Quartalsenden sind, wie sie sind.

Häufig gestellte Fragen

Ist Verifactu für Selbstständige Pflicht?

Ja. Alle Einkommensteuerpflichtigen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, sind in Artikel 3 Absatz 1 des RD 1007/2023 eingeschlossen, in jeder Gewinnermittlungsform. Die Frist für Selbstständige ist der 1. Juli 2027, sechs Monate nach Gesellschaften. Ausgenommen sind nur diejenigen, die bereits über das SII berichten, und diejenigen, die überhaupt kein Fakturierungssystem nutzen.

Kann ich meine Rechnungen weiterhin in Word oder Excel erstellen?

Als Fakturierungssystem nein. Eine Word-Vorlage oder Excel-Tabelle fällt unter die Definition eines Fakturierungsinformationssystems, sobald Sie sie zur Rechnungsausstellung verwenden, und es gibt keine vernünftige Möglichkeit, dass sie verkettete Datensätze mit Prüfwert, unveränderlich und signiert oder an die AEAT übermittelt, erzeugt. Die realistische Alternative ist eine angepasste Software – es gibt kostenlose und kostengünstige Optionen auf dem Markt – oder vollständig handschriftliche Rechnungen auf Papier.

Muss ich alle meine Rechnungen in Echtzeit an das Finanzamt übermitteln?

Nur wenn Sie die VERI*FACTU-Modalität wählen, und dann erledigt Ihr Programm das automatisch beim Ausstellen; Sie müssen nichts tun. Die gesetzliche Alternative ist die nicht-verifizierbare Modalität: Sie übermitteln nichts laufend, aber Ihr System muss alle Datensätze signieren und aufbewahren und sie übermitteln, wenn die AEAT sie anfordert. In keiner der beiden Modalitäten ändern sich Ihre Mehrwertsteuererklärungen oder Steuerfristen.

Was passiert, wenn mein Fakturierungsprogramm nicht konform ist?

Sie riskieren die Besitzstrafe aus Artikel 201a LGT – 50.000 € pro Wirtschaftsjahr in den beschriebenen Fällen – sowie die Beweisschwäche von Datensätzen ohne Garantien bei jeder Prüfung. Die primäre Verantwortung für nicht konforme Software trägt der Anbieter (150.000 € pro Wirtschaftsjahr und Systemtyp), aber das schützt Sie nicht, wenn Sie es nach Ihrer Frist weiterverwenden: Fordern Sie die verantwortliche Erklärung ein, und wenn Ihr Anbieter sie nicht hat, wechseln Sie rechtzeitig die Software.