Verpflichtende E-Rechnung: VeriFactu und Kit Digital

Unabhängige Beratung in Marketing, Compliance (ISO, ENS, DSGVO), Digitalisierung und B2B-Vertrieb aus Aranda de Duero (Kastilien und Leon) für ganz Spanien.

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Das Gesetz 18/2022 Ley Crea y Crece (spanisches Gesetz Erschaffen und Wachsen) verpflichtet Unternehmen zur E-Rechnung. VeriFactu (Königlicher Erlass 1007/2023) tritt 2026 für Selbstständige in Kraft.

Die verpflichtende E-Rechnung ist eine unmittelbare Realität für alle spanischen Unternehmen und Selbstständigen. Doch herrscht weit verbreitete Unklarheit darüber, welche Regelung wann gilt und wie sie sich auf welchen Unternehmenstyp auswirkt. In diesem Artikel erläutern wir die zwei zusammenlaufenden Regelwerke (VeriFactu und die Ley Crea y Crece - spanisches Gesetz Erschaffen und Wachsen), die tatsächlichen Fristen, die Sanktionen bei Nichteinhaltung sowie die Finanzierung der Anpassung über Kit Digital.

Zwei unterschiedliche Regelwerke, die häufig verwechselt werden

Es ist entscheidend, zwischen zwei verschiedenen gesetzlichen Pflichten zu unterscheiden, die die E-Rechnung in Spanien betreffen, da sie unterschiedliche Fristen und Anforderungen haben.

VeriFactu: bereits in Kraft für Unternehmen mit CIF (spanische Steuernummer)

Das VeriFactu-System, eingeführt durch den Königlichen Erlass 1007/2023 und konkretisiert durch die Verordnung HAC/1177/2024, ist ein Rechnungsprüfsystem zur Bekämpfung von Steuerbetrug. Es verpflichtet jede in Spanien eingesetzte Rechnungssoftware zur Einhaltung technischer Anforderungen an Unveränderlichkeit, Rückverfolgbarkeit und automatischer Uebermittlung der Rechnungsdaten an die spanische Finanzbehörde (Agencia Tributaria).

Die Fristen für VeriFactu lauten wie folgt: Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle Unternehmen mit CIF (juristische Personen) eine nach VeriFactu zertifizierte Rechnungssoftware verwenden. Ab dem 1. Juli 2026 wird die Pflicht auf Selbstständige (natürliche Personen) ausgeweitet.

Die Sanktionen sind streng. Die Verwendung nicht zertifizierter Rechnungssoftware kann Bussgelder bis zu 50.000 EUR pro Steuerjahr nach sich ziehen. Das Ausstellen von Rechnungen mit nicht zugelassener Software wird mit bis zu 1.000 EUR pro Rechnung sanktioniert.

Dies ist keine Prognose, sondern eine bereits geltende gesetzliche Verpflichtung. Wenn Ihr Unternehmen eine Rechnungssoftware nutzt, die nicht VeriFactu-zertifiziert ist, verstösst es seit Januar 2026 gegen das Gesetz.

Ley Crea y Crece: verpflichtende B2B-E-Rechnung, aber noch ohne Durchführungsverordnung

Das Gesetz 18/2022, bekannt als Ley Crea y Crece (spanisches Gesetz Erschaffen und Wachsen), schreibt die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen bei allen Geschäftsvorgängen zwischen Unternehmen und Selbstständigen (B2B) vor. Die zugehörige Durchführungsverordnung mit den konkreten Fristen und technischen Anforderungen wurde bis März 2026 jedoch noch nicht verabschiedet.

Die voraussichtlichen Fristen, vorbehaltlich der Verordnung, sind folgende: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 8 Millionen Euro haben nach Veröffentlichung der Verordnung ein Jahr Zeit zur Anpassung, voraussichtlich um 2027. Alle übrigen Unternehmen und Selbstständigen verfügen über zwei Jahre, was die Verpflichtung wahrscheinlich auf 2028 bis 2029 verlagert.

Das vorgeschriebene Format ist Facturae, der spanische Standard für E-Rechnungen. Rechnungen müssen elektronisch signiert sein und über interoperable Austauschplattformen bereitgestellt werden.

Was Ihr Unternehmen jetzt tun muss

Wenn Sie ein Unternehmen mit CIF sind (Frist bereits abgelaufen)

Prüfen Sie umgehend, ob Ihre Rechnungssoftware VeriFactu-zertifiziert ist. Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter und fordern Sie die Zertifizierung an. Verfügt Ihre aktuelle Software nicht darüber, müssen Sie zu einer konformen Lösung migrieren. Warten Sie nicht: jeder Tag der Nichteinhaltung birgt Bussgeldrisiken.

Wenn Sie Selbstständiger sind (Frist: 1. Juli 2026)

Sie haben bis zum 1. Juli 2026 Zeit für die Anpassung. Wir empfehlen Ihnen, nicht bis zum letzten Moment zu warten. Kontaktieren Sie Ihren Rechnungsanbieter, klären Sie, ob das Update automatisch erfolgt oder eine Migration erfordert, und planen Sie den Wechsel mit mindestens 2-3 Monaten Vorlauf.

Vorbereitung auf die B2B-E-Rechnung

Auch wenn die Frist für die B2B-E-Rechnung (Ley Crea y Crece - spanisches Gesetz Erschaffen und Wachsen) noch nicht endgültig feststeht, sollte die Vorbereitung nicht aufgeschoben werden. Bewerten Sie Ihr aktuelles Rechnungssystem und prüfen Sie, ob es das Format Facturae unterstützt. Integrieren Sie die elektronische Signatur in Ihre Prozesse, falls noch nicht vorhanden, und stimmen Sie sich mit Ihren wichtigsten Lieferanten und Kunden zum Stand der Vorbereitung ab.

Förderung mit Kit Digital: die Kategorie E-Rechnung

Das Kit Digital umfasst eine eigene Kategorie E-Rechnung, die die Einführung oder Verbesserung von E-Rechnungslösungen abdeckt. Die Förderbeträge liegen bei bis zu 1.000 EUR für Segment III (Selbstständige und Kleinstunternehmen mit 0 bis 3 Beschäftigten), bis zu 2.000 EUR für Segmente I und II sowie bis zu 3.000 EUR für Segmente IV und V.

Diese Kategorie finanziert die Einführung von Facturae-konformer E-Rechnungssoftware, die Integration in bestehende Managementsysteme (ERP, Buchhaltung), die Einrichtung der elektronischen Signatur, die Schulung des Personals sowie den technischen Support während 12 Monaten.

Wenn Ihr Unternehmen bereits einen Kit-Digital-Förderbonus für die Kategorie E-Rechnung erhalten hat, nutzen Sie ihn möglichst rasch zur VeriFactu-Anpassung.

Förderalternativen in Kastilien und Leon sowie auf den Kanarischen Inseln

In Kastilien und Leon umfasst das Programm DigitalICE des ICECYL Digitalisierungslinien, die die Anpassung an die E-Rechnung abdecken können. Auf den Kanarischen Inseln deckt das Programm Digiempresas 2026 (700.000 EUR, Bonus von 5.000 bis 25.000 EUR) speziell die Einführung von ERP-Systemen und E-Rechnung ab.

Müssen Sie Ihre Rechnungsstellung bis zum 1. Juli 2026 auf VeriFactu anpassen? Sprechen wir darüber. Ich unterstütze Sie bei Auswahl und Einführung der für Ihr Unternehmen geeigneten E-Rechnungslösung, finanziert über die verfügbaren Förderungen.

Autor: Ángel Ortega Castro - unabhängiger Berater für Strategie, Qualität und Digitalisierung für KMU.

Quellen: AENOR · BOE · ISO

El marketing del cerebro es más predictible que el marketing de la opinión. — Ángel Ortega Castro