Die Kategorie Geschäftsprozesse des Kit Consulting finanzierte eine fachkundige Beratung, um die Arbeitsweise eines KMU zu erfassen, zu optimieren und zu digitalisieren. Es ist nicht der Kauf einer Verwaltungssoftware: Es ist Beratung, die zeichnet, wie Sie heute arbeiten, Engpässe und überflüssige Aufgaben aufdeckt und einen Plan vorschlägt, es besser zu machen — häufig mit Automatisierung. Der Bonus deckte bis zu 6.000 € je Dienstleistung, innerhalb eines Gesamtbetrags von 12.000 € bis 24.000 € je nach Unternehmensgröße. Die Antragsfrist endete am 31. März 2025; dieser Artikel erklärt informativ, was die Kategorie abdeckte, welche Ergebnisse sie lieferte und wie man sie nutzt.
Was die Kategorie Geschäftsprozesse des Kit Consulting ist
In fast jedem KMU, das ich besuche, gibt es Prozesse, die „funktionieren", die aber niemand entworfen hat: Sie haben sich über die Jahre aus Gewohnheit entwickelt und schleppen nutzlose Schritte, doppelte Kontrollen und manuelle Aufgaben mit sich, die sich automatisieren ließen. Das Ergebnis sind verlorene Zeit, Fehler und Menschen, die Arbeit mit geringem Mehrwert leisten. Genau das zu ordnen finanzierte die Kategorie Geschäftsprozesse des Kit Consulting.
Das Kit Consulting ist ein öffentliches Programm von Red.es im Rahmen von Komponente 13 des Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR, spanischer Aufbau-, Transformations- und Resilienzplan) und finanziert mit NextGenerationEU-Mitteln. Die Logik dahinter ist, die fachkundige Beratung zu bezahlen — das „was und wie" — und nicht das Werkzeug selbst. Die vollständige Übersicht finden Sie in meinem Leitfaden dazu, was das Kit Consulting ist.
Die Beratung zu Geschäfts- oder Produktionsprozessen ist im Grunde Beratung zur operativen Effizienz: Sie betrachtet, wie die Arbeit von Anfang bis Ende fließt, und sucht danach, wie sie besser fließen kann. Sie verbindet sich direkt mit Methoden wie Lean und Six Sigma, die sich genau darauf konzentrieren, Verschwendung zu beseitigen und Schwankungen zu reduzieren. Es ist eine der rentabelsten Kategorien des Programms, weil ihre Verbesserungen meist dauerhaft sind: Ist ein Prozess einmal neu gestaltet und digitalisiert, wiederholt sich die Einsparung Monat für Monat.
Was deckt die Beratung zu Geschäftsprozessen ab?
Die Beratung folgt einem logischen Weg, von der Analyse zur Aktion. In der Praxis deckt sie vier Blöcke ab:
1. Prozesslandkarte. Der Berater zeichnet, wie Sie heute arbeiten: den tatsächlichen Ablauf jedes Schlüsselprozesses — Bestellungen, Produktion, Rechnungsstellung, Kundenbetreuung — Schritt für Schritt, mit Verantwortlichen und Zeiten. Allein den gesamten Prozess auf Papier zu sehen, deckt bereits Dinge auf, die man von innen nicht sieht.
2. Analyse der Ineffizienzen. Auf dieser Landkarte werden Engpässe, doppelte Aufgaben, Wartezeiten und Schritte ohne Mehrwert identifiziert (das, was Lean „Verschwendung" nennt). Das ist die Diagnose, die jede spätere Verbesserung rechtfertigt.
3. Neugestaltung und Automatisierung. Es wird eine verbesserte Version des Prozesses vorgeschlagen: Schritte werden gestrichen, neu geordnet, und es wird markiert, welche Aufgaben gute Kandidaten für eine Automatisierung mit digitalen Werkzeugen sind — oft ohne Programmierung, mit No-Code-Lösungen. Das führe ich aus in Prozessautomatisierung mit No-Code-Werkzeugen.
4. Umsetzungsplan. Eine Roadmap, um die Neugestaltung in die Praxis umzusetzen: was zuerst geändert wird, wer verantwortlich ist, welche Werkzeuge benötigt werden und wie das Ergebnis gemessen wird.
Ergebnisse: Was nehmen Sie mit?
Der Wert einer Beratung bemisst sich daran, was Sie am Ende mitnehmen. Bei Geschäftsprozessen sind dies die Ergebnisse, die ein KMU erwarten sollte:
| Ergebnis | Was es umfasst | Wofür es dient |
|---|---|---|
| Prozesslandkarte (Ist-Zustand) | Flussdiagramm jedes Schlüsselprozesses mit Verantwortlichen und Zeiten | Zu sehen, wie Sie wirklich arbeiten |
| Diagnose der Ineffizienzen | Engpässe, Doppelungen, Wartezeiten und Schritte ohne Mehrwert | Zu wissen, wo Sie Zeit und Geld verlieren |
| Neu gestalteter Prozess (Soll-Zustand) | Optimierte, einfachere und effizientere Version des Ablaufs | Mit denselben Ressourcen besser arbeiten |
| Automatisierungsmöglichkeiten | Aufgaben als Automatisierungskandidaten und vorgeschlagene Werkzeuge | Manuelle Wiederholungsarbeit beseitigen |
| Umsetzungsplan | Roadmap mit Phasen, Verantwortlichen und Kennzahlen | Die Neugestaltung in die Praxis umsetzen |
Wie bei den übrigen Kategorien plant die Beratung: Sie zeichnet, diagnostiziert und schlägt vor. Die Implementierung der Werkzeuge, die den Prozess automatisieren, ist Umsetzung, und dafür eignet sich meist eher das Kit Digital. Das Kit Consulting liefert Ihnen den Bauplan des idealen Prozesses; ihn zu errichten kommt danach.
Ist Automatisierung enthalten?
Ja, aber mit einer wichtigen Nuance: Die Beratung identifiziert und plant, was automatisiert werden soll, automatisiert es aber nicht zwangsläufig selbst. Diese Unterscheidung ist entscheidend. Einer der wertvollsten Teile der Arbeit besteht darin, zu markieren, welche wiederkehrenden, regelbasierten Aufgaben gute Automatisierungskandidaten sind — E-Mail-Versand, Datenübertragung zwischen Systemen, Dokumentenerstellung, Benachrichtigungen — und welche sich nicht lohnen.
Die gute Nachricht ist, dass sich heute viele Automatisierungen mit No-Code-Werkzeugen umsetzen lassen, ohne Programmierung oder große Investitionen. Der Berater gibt Orientierung, welche Art von Werkzeug passt und wie sich die Aufgaben verketten lassen, und hinterlässt einen Plan, der anschließend umgesetzt wird. Mit Beispielen erzähle ich das in Prozessautomatisierung mit No-Code-Werkzeugen. Einen Prozess zu automatisieren, der vorher ein Chaos war, bringt nichts: erst wird geordnet, dann automatisiert. Deshalb kommt die Neugestaltung vor der Automatisierung.
Worin unterscheidet sie sich von der Kategorie KI?
Das ist eine der häufigsten Fragen, denn beide Kategorien „verbessern, wie Sie arbeiten". Der Unterschied liegt im Ansatz:
Die Kategorie Geschäftsprozesse betrachtet, wie die Arbeit fließt, und sucht danach, sie zu vereinfachen, neu zu ordnen und, wo es sinnvoll ist, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren. Ihre Frage lautet: „Wie arbeiten wir, und wie könnten wir besser arbeiten?" Die vorgeschlagenen Werkzeuge sind meist klassische Automatisierungs- und Verwaltungswerkzeuge.
Die Kategorie Künstliche Intelligenz geht einen Schritt weiter: Sie führt Systeme ein, die auf Basis von Daten entscheiden, vorhersagen oder generieren. Ihre Frage lautet: „Was können wir intelligent vorhersagen, generieren oder automatisieren?" Ausführlich behandle ich das in der KI-Beratung des Kit Consulting.
In der Praxis überschneiden und ergänzen sie sich: Oft deckt die Neugestaltung eines Prozesses eine Aufgabe auf, die sich besser mit KI lösen lässt, und ein KI-Projekt erfordert zuvor, den Prozess zu ordnen, auf den es angewendet wird. Vernünftig ist es für ein KMU, mit den Prozessen zu beginnen — die die geordnete Grundlage schaffen — und KI für die Punkte zu reservieren, an denen sie wirklich einen Mehrwert bringt. Klare Prozesse zu haben ist zudem das beste Fundament für jedes spätere digitale Projekt.
Ein Beispiel macht es klar: Stellen Sie sich einen Beschwerdebearbeitungsprozess vor. Die Kategorie Prozesse würde ihn erfassen, redundante Schritte streichen und Benachrichtigungen sowie Datenübertragungen zwischen Systemen mit festen Regeln automatisieren. Die Kategorie KI könnte dagegen einen Assistenten hinzufügen, der Beschwerden automatisch nach Thema und Dringlichkeit einordnet oder Antworten vorschlägt. Das sind unterschiedliche Schichten über demselben Prozess: Zuerst wird der Ablauf geordnet (Prozesse), dann wird ihm dort Intelligenz hinzugefügt, wo sie einen Mehrwert bringt (KI). Das Zweite ohne das Erste zu versuchen, endet meist in Frustration, weil KI sowohl das Gute als auch die anfängliche Unordnung verstärkt.
Für welche Art von KMU ist sie sinnvoll?
Meiner Erfahrung mit Unternehmen aus Kastilien und León sowie den Kanarischen Inseln nach passt die Prozessberatung besonders, wenn:
Sie gewachsen sind, ohne sich neu zu organisieren. Unternehmen, die Kunden, Mitarbeitende und Produkte hinzugewonnen haben, aber die Arbeitsweisen von damals beibehalten, als sie halb so groß waren. „Hausgemachte" Prozesse werden zu knapp und beginnen, Reibung zu erzeugen.
Es viel manuelle Wiederholungsarbeit gibt. Wenn Ihr Team Stunden damit verbringt, Daten von einem Ort zum anderen zu kopieren, Dokumente von Hand zu erstellen oder Informationen hinterherzujagen, gibt es ein enormes Verbesserungs- und Automatisierungspotenzial.
Fehler und Nacharbeit auftreten. Fehlerhafte Bestellungen, Rechnungen, die neu erstellt werden müssen, Informationen, die zwischen Abteilungen nicht übereinstimmen ... sind meist Symptome schlecht gestalteter Prozesse, nicht ungeschickter Personen.
Sie digitalisieren möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Bevor Sie Software kaufen, sollten Sie verstehen, welchen Prozess Sie verbessern wollen. Ein schlechter digitalisierter Prozess bleibt ein schlechter Prozess — nur teurer.
Wie Sie die Prozessberatung optimal nutzen
Eine Prozessberatung bringt deutlich mehr, wenn sich das Unternehmen einbringt. Das sind meine Tipps, um sie optimal zu nutzen:
Wählen Sie einen konkreten, schmerzhaften Prozess. Besser, sich in einen oder zwei Prozesse zu vertiefen, die wirklich wehtun, als den Aufwand oberflächlich auf zehn zu verteilen. Der, der Ihnen am meisten Zeit oder Fehler kostet, ist ein guter Kandidat.
Beziehen Sie diejenigen ein, die die Arbeit erledigen. Die besten Verbesserungsideen kommen von denen, die den Prozess täglich ausführen. Eine Beratung, die nur mit der Geschäftsführung spricht, verpasst die Hälfte der Realität.
Messen Sie den Ausgangszustand. Um zu wissen, ob die Verbesserung wirkt, müssen Sie wissen, wovon Sie ausgegangen sind: wie viel Zeit, wie viele Fehler, wie viele Schritte. Ohne Basiswert gibt es keine Möglichkeit, den Ertrag nachzuweisen.
Automatisieren Sie nicht um des Automatisierens willen. Vereinfachen Sie zuerst den Prozess; oft verringert sich durch das Streichen von Schritten der Automatisierungsbedarf. Unnötige Komplexität zu automatisieren ist ein teurer Fehler.
Planen Sie das Change-Management. Zu ändern, wie Menschen arbeiten, erzeugt Widerstand. Das Warum zu kommunizieren und den Übergang zu begleiten ist genauso wichtig wie die technische Neugestaltung. Hier hilft es, sich auf bewährte Praktiken des Projektmanagements zu stützen.
Beispiele für Prozessverbesserungen in einem KMU
Die Theorie versteht sich besser mit realistischen Beispielen dessen, was eine Prozessberatung typischerweise aufdeckt und löst:
Die Bestellung, die durch sechs Hände geht. In vielen Unternehmen wandert eine Bestellung durch E-Mails, Tabellen und Flurgespräche, bevor sie ausgeführt wird. Sie zu erfassen zeigt redundante Schritte und Stellen, an denen Informationen verloren gehen. Sie neu zu gestalten — mit einem klaren Ablauf und manchmal einem zentralisierenden Werkzeug — reduziert Fehler und Lieferzeiten.
Die manuelle Rechnungsstellung am Monatsende. Wenn jemand ganze Tage damit verbringt, Rechnungen zu erstellen und Daten von Hand abzuschreiben, ist das fast sicher ein Automatisierungsfall: Das Bestellsystem mit der Rechnungsstellung zu verbinden, beseitigt das Tippen und die damit verbundenen Fehler.
Die Anlage eines neuen Kunden. Onboarding-Prozesse, bei denen Dokumente gesammelt, Datensätze in mehreren Systemen angelegt und Mitteilungen versendet werden, stecken oft voller sich wiederholender Aufgaben, die sich perfekt automatisieren lassen und das Team für das freisetzen, was wirklich Mehrwert schafft.
Die verstreute Lagerbestandskontrolle. Wenn der Bestand nur in Köpfen und auf Notizzetteln existiert, sind Fehlbestände und Überbestände ständig präsent. Diesen Prozess zu ordnen und zu digitalisieren schafft Transparenz und spart gebundenes Kapital.
Das Muster wiederholt sich: überkommene Prozesse voller manueller Schritte, die beim Erfassen und Neugestalten dauerhaft Zeit freisetzen und Fehler reduzieren. Das ist der typische Ertrag dieser Kategorie.
Wie viel finanzierte der Bonus für Geschäftsprozesse?
Das Kit Consulting funktionierte mit einem Bonus, dessen Gesamtbetrag von der Unternehmensgröße abhing, mit einer Obergrenze von 6.000 € je Dienstleistung. Dies waren die drei Segmente:
| Segment | Unternehmensgröße | Gesamtbetrag des Bonus | Dienstleistungen (Obergrenze 6.000 €/Dienstleistung) |
|---|---|---|---|
| Segment A | 10 bis unter 50 Mitarbeitende | 12.000 € | Bis zu 2 Dienstleistungen |
| Segment B | 50 bis unter 100 Mitarbeitende | 18.000 € | Bis zu 3 Dienstleistungen |
| Segment C | 100 bis unter 250 Mitarbeitende | 24.000 € | Bis zu 4 Dienstleistungen |
Der Themenbereich Prozesse gehörte zudem zu den effizientesten im Verhältnis von Nutzen zu Aufwand, weshalb es üblich war, ihn innerhalb desselben Bonus mit einer anderen Kategorie — KI oder digitaler Vertrieb — zu kombinieren. Die Förderung wurde im Verfahren der nicht wettbewerblichen Konkurrenz vergeben, nach Eingangsreihenfolge bis zur Erschöpfung der Mittel.
Aktueller Stand des Kit Consulting und der Restmittel
Um keine falschen Erwartungen zu wecken: Die reguläre Antragsfrist des Kit Consulting endete am 31. März 2025, und die Ausschreibung gilt im Portal von Acelera pyme als geschlossen. KMU mit Bonus befinden sich in der Umsetzungs- und Nachweisphase.
Die Neuerung 2026 ist die Orden TDF/38/2026, de 26 de enero (BOE-A-2026-2069), die die Grundregelung des Programms änderte, um die Umverteilung der Restmittel zu ermöglichen und Anträge zu berücksichtigen, die mangels Mitteln ausgeschlossen wurden. Die Order legte noch keine Fristen oder ein konkretes Verfahren fest, sodass es korrekt ist, von einem „Weg über Restmittel" zu sprechen, nicht von einer bestätigten Wiedereröffnung. Ich halte den aktuellen Stand des Kit Consulting 2026 auf dem Laufenden.
Meine Empfehlung: Ihre Prozesse zu ordnen gehört zu den Investitionen mit dem besten Ertrag, die ein KMU tätigen kann, ob gefördert oder nicht. Ist ein Prozess einmal neu gestaltet und digitalisiert, wiederholt sich die Einsparung jeden Monat. Und sollten sich die Restmittel konkretisieren, kommen Sie mit fertiger Diagnose dorthin. Wenn Sie Hilfe möchten, um Ordnung in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu bringen, helfe ich Ihnen gerne.