La justificación de la segunda fase del bono digital, documento a documento

La justificación de la segunda fase del Kit Digital es la cuenta justificativa que cierra tu expediente: la presenta el agente digitalizador en tu nombre, mediante el formulario digital de la sede electrónica, en un plazo máximo de tres meses desde que terminan los doce meses de prestación del servicio. Su contenido lo fija el artículo 31.7 de la Orden ETD/1498/2021: la misma documentación que se presentó en la primera fase, «en su caso actualizada», con una única excepción, la factura y el justificante de su pago, que ya se aportaron y no se repiten.

A cambio, el peso de esta segunda cuenta recae en demostrar que la solución ha estado funcionando y prestándose durante todo el periodo. De ella dependen dos cosas: el pago final al agente digitalizador y que el pago de la primera fase, que fue solo un pago a cuenta, no acabe convertido en reintegro.

Qué es la segunda fase y por qué tiene justificación propia

El Kit Digital no subvenciona una instalación puntual, sino un servicio con recorrido. La orden de bases divide la prestación en dos fases (artículo 22.2): una primera de hasta tres meses desde la validación del Acuerdo de Prestación, en la que el agente instala la solución y emite la única factura del acuerdo; y una segunda de doce meses, contados desde la fecha de emisión de esa factura, en la que la solución debe seguir prestándose conforme a lo que exige el Catálogo de Soluciones de Digitalización para su categoría: mantenimiento, soporte, licencias o alojamiento, según el caso.

Un matiz que se cuela mucho: el pago de tu parte no forma parte de la primera fase. La Orden ETD/734/2022 reescribió el artículo 22.2.a) y dejó en esa fase solo la instalación y la emisión de la factura; lo que tienes que acreditar es el pago del importe no subvencionado dentro del plazo de justificación de la primera fase (artículo 31.6.c), es decir, en los seis meses desde la validación del acuerdo, no necesariamente en los tres meses de la fase.

Cada fase se justifica por separado (artículo 31.2 y 31.3), siempre a través del formulario preestablecido de la sede electrónica que indique tu convocatoria, y siempre con el agente digitalizador como presentador y contigo como responsable último (artículo 31.1). Y cada una tiene su propio contador, que es donde más gente se equivoca: el artículo 31.4, en la redacción que le dio la Orden ETD/734/2022, fija seis meses desde la validación del Acuerdo de Prestación para justificar la primera fase y tres meses desde la finalización de la fase para justificar la segunda, salvo que tu convocatoria fije plazos inferiores.

Fíjate en la asimetría: el plazo de la primera justificación arranca a la vez que la fase, no cuando esta termina, así que corre mientras el agente instala. El de la segunda sí empieza cuando acaban los doce meses. Como ambas fechas dependen de tu expediente y no de un calendario general, la fecha límite es distinta para cada uno: en la guía de plazos de justificación del Kit Digital explico cómo reconstruir la tuya, con la tabla completa de plazos y su artículo.

La razón de que exista esta segunda justificación es sencilla: sin ella, bastaría instalar la solución, cobrar y desentenderse. La segunda cuenta justificativa es la prueba de que los doce meses de servicio por los que se concedió la ayuda han existido de verdad.

Qué contiene la cuenta justificativa de la segunda fase

El artículo 31.7 no trae una lista nueva: remite a la de la primera fase (artículo 31.6), actualizada al periodo de prestación y sin la letra c, que es la factura. En la práctica, la memoria del formulario digital de la segunda fase se compone de esto:

1. Detalle técnico y funcional de la solución prestada y sus costes

Es la descripción de qué se ha estado prestando durante los doce meses, en coherencia con el acuerdo de prestación firmado y con lo declarado en la primera fase. Si la solución era una web, la web operativa; si era un CRM o un ERP, el sistema en uso con sus módulos; si era ciberseguridad, el servicio activo sobre los puestos contratados.

2. Acreditación del cumplimiento según el Catálogo, con las evidencias de tu categoría

La orden exige acreditar que la actividad subvencionada cumple los requisitos del Catálogo de Soluciones de Digitalización, y remite a «las evidencias que, por cada categoría de digitalización, se establezcan en las convocatorias». Es decir: la lista concreta de capturas, informes o registros que admite tu expediente la fija tu convocatoria, no un artículo general, y es el agente quien debe conocerla y reunirla.

Como orientación de lo que suele pedirse en un servicio sostenido: evidencias de que la solución sigue desplegada y accesible, de la actividad del periodo y del mantenimiento o soporte prestado. No des por buena una memoria que solo repita las evidencias de la instalación: la segunda fase acredita un periodo, no un momento.

3. Conformidad expresa del beneficiario

Igual que en la primera fase firmaste tu conformidad con la instalación, aquí firmas tu conformidad con el servicio prestado. Este documento merece un minuto de reflexión antes de la firma: si la solución pasó meses caída, si el soporte no respondía o si lo entregado no coincide con el acuerdo, tu conformidad expresa dice lo contrario y queda en el expediente. Firma cuando lo prestado y lo declarado coincidan, y si no coinciden, resuélvelo con el agente antes de justificar.

4. Declaración de no haber recibido otra ayuda para el mismo coste

La declaración de ausencia de doble financiación se presenta actualizada. Ojo con esto si en los doce meses de la segunda fase has recibido otras subvenciones: si alguna cubre el mismo gasto del acuerdo, tienes además la obligación de comunicarlo al órgano concedente en cuanto lo sepas y, en todo caso, antes de justificar (artículo 9.2). Declarar que no hay doble financiación habiéndola es de los incumplimientos más serios que puede contener una cuenta justificativa.

5. Pruebas del cumplimiento de las obligaciones de publicidad

El artículo 34 obliga a dar visibilidad al origen de la financiación: el emblema de la Unión Europea y la declaración «Financiado por la Unión Europea-Next Generation EU», junto al logo del Plan de Recuperación, en los términos e instrucciones que fije la convocatoria.

La trampa de la segunda fase es el tiempo: la publicidad que se montó para la primera justificación tiene que seguir existiendo cuando se prepara la segunda. Una web rediseñada a mitad de periodo en la que el emblema desapareció es un clásico. Y no es un incumplimiento menor: la orden fija el reintegro por incumplir publicidad en el 10 % de la ayuda concedida (artículo 36.4).

Lo que no lleva: ni factura ni justificante de pago

La letra c del artículo 31.6 queda expresamente excluida en la segunda fase. El agente emitió una única factura por el total del acuerdo en la primera fase y tú ya pagaste tu parte entonces; en la segunda fase no hay nueva factura que emitir ni nuevo pago que hacer por tu lado.

Para repasar documento a documento el estado de tu expediente antes de que el agente presente, tienes la checklist de justificación del Kit Digital.

En qué se diferencia de la primera justificación

Aunque la lista documental sea casi la misma, el trabajo que hay detrás cambia de naturaleza. Esta tabla resume las cuatro diferencias que de verdad cambian cómo se prepara cada una:

Primera justificaciónSegunda justificación
Documento económicoFactura del acuerdo y justificante de tu pago (art. 31.6.c)Ninguno: la letra c queda excluida (art. 31.7)
Qué acredita la memoriaQue la solución quedó implantada: un momentoQue el servicio se prestó doce meses: un periodo
Cuándo venceSeis meses desde la validación del Acuerdo (art. 31.4.a)Tres meses desde el fin de la fase (art. 31.4.b)
Qué hay en juegoEl primer pago al agenteEl pago final y el pago a cuenta ya cobrado (art. 23.3)

Desarrollado punto por punto:

El pago final: cuándo cobra el agente y qué puede bloquearlo

El pago de la ayuda se hace siempre al agente digitalizador, fase a fase, una vez justificada y comprobada cada una (artículo 23.1): la entidad colaboradora comprueba la cuenta justificativa, eleva la propuesta de pago y el órgano concedente abona. Qué porcentaje del bono corresponde a cada fase no lo fija la orden con carácter general: viene establecido en cada categoría de solución del Catálogo y concretado en tu acuerdo de prestación.

Para ti, el punto crítico del pago final es este: el artículo 23.3 exige que el beneficiario esté al corriente de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, y que no sea deudor por resolución de procedencia de reintegro, y encarga al órgano concedente comprobarlo antes de pagar. Si en el momento del pago final tienes una deuda con Hacienda o con la Seguridad Social, el pago al agente puede no realizarse. Y la orden no deja el hueco en el aire: si el pago no puede hacerse por causa imputable al beneficiario, eres tú quien asume la obligación de pagar al agente los costes incurridos, tal y como debe reflejar el propio acuerdo (artículo 23.4).

Dicho en claro: un aplazamiento mal gestionado o una deuda menor con la AEAT en el mes equivocado puede convertir tu subvención en una factura a tu cargo. Antes de que el agente presente la segunda justificación, comprueba que puedes obtener los certificados de estar al corriente de AEAT y Seguridad Social. Se piden por sede electrónica en minutos y te evitan el peor final posible del expediente.

Cómo llegar al mes 12 con la justificación ya preparada

La segunda justificación no se prepara el mes 12; se acumula durante el año. Un plan de trabajo realista, tomando como referencia la fecha de emisión de la factura:

Errores que tumban la segunda justificación

Los diez fallos más frecuentes de todo el proceso los tienes en los errores de justificación que tumban el pago; estos son los específicos de la segunda fase que más expedientes complican:

  1. Dejar pasar el plazo confiando en que «el agente se encarga». Presenta el agente, pero el responsable último eres tú (artículo 31.1). Si nadie presenta, habrá un requerimiento con 15 días improrrogables y, agotado este, exigencia de reintegro al beneficiario (artículo 31.5).
  2. Firmar la conformidad con un servicio que no se prestó. La conformidad expresa es tuya y queda en el expediente; si luego un control acredita que el servicio estuvo interrumpido, esa firma juega en tu contra.
  3. Retirar la publicidad de la financiación a mitad de periodo. El 10 % de reintegro del artículo 36.4 se aplica sobre la ayuda concedida; en un bono de segmento alto no es una cifra simbólica.
  4. No comunicar otra ayuda concedida durante el año sobre el mismo coste. La declaración de doble financiación actualizada debe ser cierta el día que se presenta, no el día que se firmó el acuerdo.
  5. Presentar una memoria clonada de la primera fase. Evidencias de instalación donde se piden evidencias de servicio es motivo directo de requerimiento de subsanación.

Si a pesar de todo llega un requerimiento, se contesta dentro del plazo que fije el propio requerimiento y con toda la documentación disponible: buena parte de las subsanaciones salen adelante respondiendo bien y a tiempo. El proceso completo, con qué hacer ante cada escenario, está en la guía de cómo justificar el Kit Digital sin acabar en reintegro.

Después de justificar: custodia documental y controles

Presentada y comprobada la segunda cuenta justificativa, y pagado el agente, el expediente se cierra pero no desaparece. Quedan dos obligaciones:

El contexto del programa juega además a favor de tomarse este cierre en serio: la Orden TDF/39/2026 prolongó la vida del Kit Digital hasta agotar su crédito y ha seguido generando concesiones durante 2026, así que los controles y pagos del programa seguirán activos durante años. Si quieres situar tu expediente en la foto completa del programa (segmentos, importes y estado actual), la tienes en la guía completa del Kit Digital 2026 para pymes y autónomos, y el resto de ayudas y marcos que rodean a este bono, en el hub de digitalización.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos lleva la justificación de la segunda fase del Kit Digital?

La misma documentación de la primera fase actualizada al periodo, excepto la factura y su justificante de pago (artículo 31.7 de la Orden ETD/1498/2021): detalle técnico y funcional de la solución prestada, acreditación del cumplimiento con las evidencias que fije tu convocatoria para tu categoría, conformidad expresa del beneficiario con el servicio, declaración actualizada de no haber recibido otra ayuda para el mismo coste y pruebas del cumplimiento de las obligaciones de publicidad.

¿Hay que volver a presentar la factura o pagar algo en la segunda fase?

No. El acuerdo tiene una única factura, emitida en la primera fase, y tu parte se abonó entonces. La segunda cuenta justificativa excluye expresamente la factura y su justificante de pago; lo que acredita es la prestación del servicio durante los doce meses.

¿Quién presenta la segunda justificación y en qué plazo?

La presenta el agente digitalizador en nombre del beneficiario, a través del formulario digital de la sede electrónica, en un máximo de tres meses desde que terminan los doce meses de prestación (que se cuentan desde la emisión de la factura), salvo que tu convocatoria fije un plazo menor. El responsable último ante la Administración sigue siendo el beneficiario: pide al agente confirmación escrita de la presentación.

¿Qué pasa si tengo una deuda con Hacienda o la Seguridad Social cuando toca el pago final?

El órgano concedente comprueba antes de pagar que el beneficiario está al corriente con la AEAT y la Seguridad Social y que no es deudor por reintegro (artículo 23.3). Si el pago al agente no puede realizarse por causa imputable a ti, la orden te traslada la obligación de pagarle los costes incurridos (artículo 23.4). Conviene verificar los certificados de estar al corriente uno o dos meses antes de justificar.

Fuentes

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