Excel y Verifactu: qué pasa con tu hoja de cálculo cuando llegue tu fecha
No. Una hoja de cálculo corriente —Excel, Numbers, Google Sheets o LibreOffice— no sirve para expedir facturas una vez te alcance la fecha de Verifactu, porque el Real Decreto 1007/2023 exige que el sistema con el que facturas genere registros encadenados, inalterables y firmados electrónicamente, y que lleve una declaración responsable del fabricante visible dentro del propio programa. Una plantilla que montaste tú no cumple ninguna de las dos cosas, y no hay fórmula ni macro que lo arregle.
La fecha límite depende de cómo tributes: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, antes del 1 de enero de 2027; el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. Si no tienes claro en cuál de los dos grupos caes, la calculadora de cuándo te obliga Verifactu lo resuelve en unas preguntas.
Hay un matiz que casi nadie explica bien: el reglamento solo alcanza a quien utiliza un sistema informático de facturación. Quien factura a mano queda fuera, con los límites que verás más abajo.
Por qué el reglamento mira tu Excel y ve un «sistema informático de facturación»
Mucha gente asume que Verifactu va de «programas de facturación», entendiendo por tales los de suscripción con logo y soporte técnico. El reglamento no lo plantea así: el artículo 1.2 define el sistema informático de facturación como «el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas» mediante tres acciones: admitir la entrada de información por cualquier método, conservarla —dentro del sistema o fuera— y procesarla por cualquier procedimiento para producir otros resultados.
Léelo con tu hoja de cálculo delante. Escribes concepto e importe: entrada de información. Guardas el archivo: conservación. La celda del total aplica el IVA: procesamiento. Las tres acciones, con el ordenador como hardware y la hoja como software.
El artículo 3.1 remata la idea: el reglamento alcanza a quienes utilicen estos sistemas «aunque solo los usen para una parte de su actividad». Facturar en Excel las cinco grandes del año y el resto en papel no te deja fuera: esas cinco ya arrastran la obligación. Detrás está el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021 contra el fraude, que obliga a productores, comercializadores y usuarios a garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Tienes el recorrido completo de la norma en la guía completa del reglamento de facturación.
Los requisitos que una hoja de cálculo no puede cumplir
El artículo 8 concreta qué debe garantizar el sistema. Léelo pensando en un .xlsx.
Inalterabilidad con detección y aviso
Una vez generado y registrado, un registro no puede alterarse «sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello». El reglamento define alteración de forma muy amplia: ocultar o eliminar un registro, modificar sus datos o añadir registros simulados. Cualquier corrección exige al menos un registro posterior adicional, conservando intactos los originales. En una hoja de cálculo, borrar una fila y guardar es un gesto de dos segundos que no deja rastro. El requisito no es «que no lo hagas»: es que el sistema pueda impedirlo o delatarlo.
Encadenamiento criptográfico de los registros
Los registros deben estar encadenados «de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último», y el artículo 12 exige añadirles una huella o hash y firmarlos electrónicamente —los sistemas que remiten todo a la Agencia se ahorran la firma, según el artículo 16.3—. El artículo 7 de la Orden HAC/1177/2024 concreta el eslabón: cada registro incorpora el NIF, la serie y número, la fecha de expedición de la factura anterior y los primeros 64 caracteres de su huella. Quitar uno de en medio rompe la cadena de forma visible; una columna con números correlativos no es un encadenamiento criptográfico.
Un registro de alta por cada factura
El artículo 9 obliga a generar automáticamente un registro de alta «de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura», con el contenido tasado del artículo 10; el artículo 11 añade el registro de anulación para la factura emitida por error.
Registro de eventos
El apartado 3 del artículo 8 exige un registro que recoja automáticamente, según ocurren, las interacciones y sucesos del sistema durante su uso, consultables desde él. Es, literalmente, un log de auditoría.
Capacidad de remitir a la Agencia Tributaria
El sistema debe poder enviar los registros «de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente». La capacidad es obligatoria siempre; hacer el envío efectivo es lo que distingue el modo Verifactu del «no Verifactu», que carga con obligaciones más duras.
Conservación exportable y acceso disociado
Hace falta un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro exportable a formato electrónico legible, y separar el acceso a la información con trascendencia tributaria del resto: la Inspección puede personarse y exigir acceso inmediato a los registros (artículo 14).
A esto se añade lo que cambia en la factura misma. La disposición final primera del RD 1007/2023 metió un apartado 5 en el artículo 6 del Reglamento de facturación: las facturas expedidas con estos sistemas incorporan un código QR, y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente cuando el sistema remita todos los registros a la Agencia. Ese QR no es un adorno: el artículo 21 de la Orden HAC/1177/2024 fija su tamaño —entre 30×30 y 40×40 milímetros— y su contenido, la URL de cotejo de la AEAT con el NIF del emisor, la serie y número, la fecha y el importe total. Cambia con cada factura: no se puede pegar una imagen fija en la plantilla.
La declaración responsable: el filtro que deja fuera a Excel
Aunque alguien lograra montar una hoja con macros que hiciera huellas, firmas y logs, se estrellaría contra el artículo 13.
La emite «la persona o entidad productora del sistema informático» y certifica que este cumple el artículo 29.2.j) de la LGT, el reglamento y las especificaciones aprobadas por orden ministerial. Debe constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático, en cada una de sus versiones, y estar disponible para el cliente al adquirir el producto. El artículo 15 de la Orden HAC/1177/2024 detalla su contenido: nombre y código del sistema, versión exacta, componentes, tipos de firma, y nombre, NIF y dirección postal del productor.
Traducido: hace falta un fabricante identificado que ponga su nombre detrás del programa. Microsoft no declara que tu plantilla cumple Verifactu, porque Excel no es un sistema de facturación: es una herramienta de propósito general con la que tú has construido algo. Y tú, facturando para ti mismo, no eres el productor de un sistema comercializado. Ahí muere la vía del Excel «tuneado».
Al elegir sustituto, esa declaración es lo primero que hay que pedir; lo explico en cómo saber si tu software es compatible con Verifactu.
«¿Y si hago las facturas a mano?»
El artículo 3.1 delimita el ámbito subjetivo a los obligados «que utilicen sistemas informáticos de facturación». Si no usas ninguno —talonario de papel, bolígrafo y copia para el cliente—, este reglamento no te alcanza: no existe una obligación general de informatizar la facturación. Ahora la letra pequeña, que importa más que el titular:
- En cuanto uses cualquier programa para expedir la factura, aunque sea un procesador de textos con plantilla, vuelves al ámbito del reglamento: el artículo 1.2 no exige que se llame «de facturación».
- Basta con que lo hagas en parte de tu actividad: papel en el mostrador e informático para las facturas de empresa te deja dentro por esas segundas.
- El papel arrastra sus propios costes en horas: numeración correlativa manual, conservación de copias, libro registro y riesgo de error en cada declaración.
Hay además dos salidas reguladas que no son «hacerlo a mano». El artículo 3.3 deja fuera del reglamento a los contribuyentes que llevan sus libros registro conforme al artículo 62.6 del Reglamento del IVA, es decir, los acogidos al Suministro Inmediato de Información: si estás en SII, esto no va contigo. Y el artículo 5 permite solicitar la no aplicación al titular del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT; se resuelve caso a caso y puede concederse con condiciones, así que no es un plan sobre el que construir.
Dónde sí puedes seguir usando Excel
El reglamento regula el sistema con el que expides la factura, no toda la hoja de cálculo de tu negocio. Sigue siendo válido usar Excel para presupuestos, cobros, tesorería, análisis de márgenes y para trabajar con los registros que exportes desde tu sistema de facturación, algo que el artículo 8.2.c) obliga a que sea posible.
La línea es nítida: la hoja de cálculo puede vivir aguas arriba y aguas abajo del acto de facturar. Lo que no puede es ser el sistema que emite la factura.
Qué te puede costar seguir en Excel pasada tu fecha
El régimen sancionador está en el artículo 201 bis de la LGT, añadido por la Ley 11/2021. Distingue dos infracciones, ambas graves.
La del apartado 1 mira al fabricante de software de doble uso y llega a los 150.000 euros por ejercicio con ventas y por tipo de sistema. La del apartado 2 es la que mira al usuario: sanciona la tenencia de sistemas que no se ajusten al artículo 29.2.j) de la LGT cuando no estén debidamente certificados debiendo estarlo, o cuando se hayan alterado los dispositivos certificados. La multa es de 50.000 euros por ejercicio.
Esa cifra no es una liquidación automática que llegue a todo el que tenga un .xlsx: hay procedimiento sancionador, hechos que probar y criterios de graduación, y calificar un caso concreto le corresponde a la Administración. Tampoco conviene el otro extremo: es una infracción grave, de cuantía fija y pensada para el software de facturación.
Tu fecha: 1 de enero o 1 de julio de 2027
La disposición final cuarta, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, fija dos plazos:
| Quién | Qué exige la norma | Fecha límite |
|---|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (art. 3.1.a) | Tener los sistemas adaptados | Antes del 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados del art. 3.1: IRPF con actividad económica, IRNR con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas | Tener los sistemas operativos | Antes del 1 de julio de 2027 |
Conviene leerla con dos cautelas. La disposición ya se ha modificado dos veces: si llegas a este texto meses después de su publicación, comprueba el consolidado en el BOE. Y el plazo no se cumple «teniendo contratado el software»: un alta en diciembre con los datos a medio migrar no es tener el sistema ni adaptado ni operativo.
El calendario detallado, con los supuestos que más dudas generan, está en la guía de fechas de Verifactu para autónomos.
Cómo salir de Excel sin montar un proyecto
Para quien hoy factura en hoja de cálculo, el cambio es más pequeño de lo que parece. Un orden que funciona:
- Fija tu fecha. Sociedad o no sociedad: de ahí sale el margen real que tienes.
- Cuenta lo que tienes que mover. Clientes con sus datos fiscales, artículos o servicios recurrentes, series en uso y la numeración por la que vas: suele caber en tres pestañas y es justo lo que vas a importar.
- Elige sistema pidiendo primero la declaración responsable. Antes que el precio o las pantallas, la declaración del artículo 13: que esté visible dentro del programa y que corresponda a la versión que vas a usar.
- Valora también la vía pública. El artículo 7 contempla dos opciones: un sistema privado que cumpla, o la aplicación de facturación de la AEAT, accesible desde su sede electrónica y con consideración de sistema VERI*FACTU a todos sus efectos (art. 16.4). Sus límites están tasados en el artículo 19 de la Orden: solo facturas en nombre propio o por apoderado, destinatario obligatorio y gestión exclusiva desde esa aplicación.
- Decide modo Verifactu o no Verifactu. Remitir los registros a la Agencia simplifica las obligaciones de conservación; no remitirlos las endurece. Es decisión de negocio: tómala con tu asesoría.
- Corta por un cambio de ejercicio o de serie. Arrancar con serie limpia el 1 de enero evita mezclar numeraciones.
- Congela el Excel, no lo borres. Guárdalo como archivo histórico junto con los PDF emitidos: los plazos de conservación tributaria siguen corriendo sobre lo ya facturado.
La partida que se suele subestimar no es la licencia, sino las horas de migrar datos, revisar series y rehacer plantillas: pide presupuesto cerrado de la migración, no solo el precio del programa. Los pasos, uno a uno, en el checklist de Verifactu.
Qué pedir por escrito antes de firmar
Sustituye lo que va entre corchetes:
Asunto: información previa sobre [NOMBRE DEL PROGRAMA]
Antes de contratar necesito por escrito:
- La declaración responsable del artículo 13 para la versión [VERSIÓN QUE VOY A USAR], y en qué pantalla queda visible.
- Si el sistema funciona solo como VERI*FACTU o admite también la modalidad sin remisión.
- Cómo exporto mis registros a un fichero legible el día que cambie de programa.
- Qué incluye y qué no la migración de [NÚMERO] clientes y [NÚMERO] series, con precio cerrado.
Necesito el sistema en funcionamiento antes del [1 DE ENERO O 1 DE JULIO DE 2027].
Merece la pena mirarlo con más perspectiva que el trámite. Salir de la hoja de cálculo obliga a poner en orden el fichero de clientes, el catálogo y las series: justo el material que después necesita cualquier otra pieza de la digitalización del negocio —cobros, contabilidad, presupuestos o un CRM—. Quien lo aborda como migración de datos, y no como compra de software, reutiliza ese trabajo más de una vez.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel si le añado macros que generen el hash y el QR?
No. Aunque resolvieras la parte técnica, faltaría el artículo 13: la declaración responsable la emite el productor del sistema y debe constar visible dentro del programa en cada versión. Un desarrollo propio para uso interno no supera ese filtro.
¿Me despreocupo si es mi asesoría la que emite mis facturas?
No del todo. El artículo 6 permite que las obligaciones se cumplan materialmente por un tercero, pero desde la modificación del Real Decreto 254/2025 dice expresamente que eso no exime al obligado tributario de la responsabilidad del cumplimiento. Pide por escrito a la asesoría con qué sistema factura por ti y que te facilite su declaración responsable.
¿Y si emito muy pocas facturas al año?
El reglamento no fija umbral mínimo de facturación ni de facturas emitidas. Lo que determina si te aplica es el tipo de obligado tributario que eres y si usas un sistema informático para expedirlas, aunque sea en parte de tu actividad.
¿Puedo seguir llevando en Excel el libro registro de facturas expedidas?
El reglamento regula los sistemas que soportan los procesos de facturación, no la herramienta con la que analizas datos después. Aun así, la frontera entre «llevar el registro» y «expedir la factura» se difumina rápido, y el artículo 29.2.j) de la LGT habla de procesos contables, de facturación o de gestión. Si tu hoja interviene en la emisión, es parte del sistema.
Fuentes
- Real Decreto 1007/2023 (consolidado, BOE-A-2023-24840): artículos 1, 3 a 9, 11 a 14 y 16, disposición final primera (QR y leyenda «VERI*FACTU») y disposición final cuarta (fechas).
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE-A-2025-24446), disposición final 1.ª: redacción vigente de esa disposición final cuarta, con las fechas de 2027.
- Real Decreto 254/2025, de 1 de abril (BOE-A-2025-6600): modificó esa misma disposición y los artículos 4 y 6.
- Ley 58/2003, General Tributaria (consolidado, BOE-A-2003-23186): artículos 29.2.j) y 201 bis, introducidos por la Ley 11/2021.
- Orden HAC/1177/2024 (BOE-A-2024-22138), sin modificaciones en su consolidado: artículos 7 (encadenamiento y primeros 64 caracteres de la huella), 15 (declaración responsable), 19 (límites de la aplicación de la AEAT), 20 y 21 (código QR).
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (BOE-A-2012-14696), artículos 6, 7 y 8.
- Agencia Tributaria, sede electrónica, «Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU»: nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación, preguntas frecuentes (etiquetadas como actualizadas a 21 de julio de 2026 en la consulta del 31 de julio de 2026) y acceso a la aplicación de facturación de la AEAT.
Textos consolidados del BOE y página de la AEAT consultados el 31 de julio de 2026. Contenido informativo: no sustituye al asesoramiento fiscal para un caso concreto.
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