¿Tu programa de facturación cumple con Verifactu? Así se comprueba

Para saber si tu software es compatible con Verifactu solo hay un documento que cuenta: la declaración responsable del fabricante. El artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 obliga a quien produce el programa a certificar por escrito que cumple el reglamento, y esa declaración debe constar de modo visible dentro del propio programa, en cada versión, y entregarse al cliente en el momento de la compra. Si tu proveedor no puede enseñártela, tu software no es compatible a efectos legales, por muchas funciones que tenga. Y el reloj corre: las sociedades deben tener el sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados (autónomos incluidos) antes del 1 de julio de 2027.

En esta guía te explico qué significa exactamente «compatible», cómo comprobar tu programa paso a paso, qué debe contener la declaración responsable y qué señales indican que un proveedor te está vendiendo humo. Si todavía no tienes claro qué es Verifactu ni a quién obliga, empieza por la guía completa del reglamento de facturación Verifactu y vuelve aquí para la comprobación práctica. Esta pieza forma parte del bloque de digitalización de la pyme, donde están el resto de obligaciones que llegan por la misma vía y las ayudas con las que se pagan.

Qué significa exactamente «compatible con Verifactu»

Conviene deshacer un equívoco de partida: la AEAT no homologa programas. El Real Decreto 1007/2023 no prevé ningún sello oficial, registro público ni listado de software aprobado. La sección que el reglamento titula «Certificación de los sistemas informáticos» contiene un único mecanismo: la declaración responsable que emite el propio fabricante bajo su responsabilidad. Cuando un comercial te diga «estamos homologados por Hacienda», está usando una figura que no existe.

Un programa compatible es el que cumple tres capas de requisitos:

1. La Ley General Tributaria, cuyo artículo 29.2.j) exige que los programas que soporten procesos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
2. El Reglamento del RD 1007/2023 (conocido como RRSIF), que traduce esos principios en obligaciones concretas: registros de facturación de alta y anulación, huella encadenada, registro de eventos, capacidad de remisión a la AEAT.
3. La Orden HAC/1177/2024, que baja al detalle técnico: formatos de los ficheros, estructura de campos, especificaciones de la huella y del envío.

Hay además dos modalidades de funcionamiento, y te interesa saber en cuál opera tu programa:

• Modalidad VERI*FACTU (artículo 16 del reglamento): el sistema remite todos los registros de facturación a la AEAT en el momento de emitirlos. A cambio, el reglamento presume que cumple los requisitos «por diseño» y le exime de firmar electrónicamente cada registro: basta con calcular la huella.
• Modalidad no VERI*FACTU: el sistema no envía nada a Hacienda, pero entonces debe firmar electrónicamente cada registro, conservarlos durante el plazo de prescripción y estar en condiciones de remitirlos si la Administración los requiere.

Ambas modalidades son legales. La diferencia práctica es que la primera simplifica la carga técnica y añade la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» a tus facturas; la segunda exige más del software y te deja a ti la responsabilidad de custodiar los registros.

La declaración responsable: el documento que lo decide

El artículo 13 del reglamento define con precisión qué es y qué debe contener. Merece la pena conocerlo porque es tu lista de comprobación al pedirla:

• Quién la emite: la persona o entidad productora del sistema. No la tienda que te lo vende, no tu asesoría, no un distribuidor: el fabricante. El comercializador debe entregártela, pero la responsabilidad de su contenido es del productor.
• Dónde debe estar: por escrito y de modo visible en el propio sistema informático, en cada una de sus versiones. En la práctica suele encontrarse en el menú de ayuda, en «Acerca de» o en la documentación legal del programa. Además debe estar disponible para el cliente en el momento de adquirir el producto.
• Quién puede exigirla: tú, como cliente, y también la Administración tributaria. El fabricante o comercializador está obligado a conservar las declaraciones de todas las versiones que haya producido o vendido.
• Qué debe contener: los datos que identifican el sistema (nombre y versión), su tipología, composición y funcionalidades, las características de su instalación, los datos identificativos y de localización del productor, y la fecha y lugar de la firma.

Ese último punto tiene más importancia de la que parece: la declaración va por versión. Una declaración de la versión 4.2 no cubre la 5.0. Si tu programa se actualiza con frecuencia, comprueba que cada versión que instalas mantiene su declaración visible.

Un detalle temporal que juega a tu favor como comprador: la disposición final cuarta del real decreto dio a los fabricantes un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024 (en vigor desde el 29 de octubre de 2024) para ofrecer sus productos plenamente adaptados. Ese plazo venció el 29 de julio de 2025. Un proveedor que a estas alturas te diga que la declaración responsable «está en trámite» lleva más de un año de retraso sobre su propia obligación legal.

Cómo comprobar tu software en 5 pasos

Paso 1. Busca la declaración dentro del programa

Abre tu software de facturación y localiza la declaración responsable: menú de ayuda, «Acerca de», apartado legal o documentación incluida. Debe ser visible sin pedirla. Si está, anota la versión a la que se refiere y compárala con la versión que tienes instalada.

Paso 2. Pídela por escrito al fabricante

Aunque la hayas visto en pantalla, solicita el documento por correo electrónico al productor o al comercializador. El artículo 13.3 te da derecho a obtenerla, y tener el escrito te sirve como diligencia si algún día hay una comprobación. Una respuesta evasiva en este paso ya es información.

Paso 3. Verifica el contenido mínimo

Coteja el documento contra la lista del apartado anterior: identificación del sistema y versión, tipología y funcionalidades, características de instalación, datos completos del productor, fecha y lugar de firma. Una «declaración» genérica sin versión, sin identificación del fabricante o sin firma no cumple el artículo 13: el contenido mínimo está en su apartado 4 y la exigencia de que vaya por versión, en el apartado 2.

Paso 4. Haz una prueba funcional

Emite una factura de prueba y comprueba dos cosas: que incorpora el código QR (obligatorio en todas las facturas emitidas con estos sistemas, lo prevé el nuevo apartado 5 del artículo 6 del Reglamento de facturación) y, si el programa opera en modalidad VERI*FACTU, que incluye la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». Esa leyenda solo puede aparecer cuando el sistema remite efectivamente los registros a la AEAT; si tu programa la imprime sin estar enviando nada, tienes un problema, no una ventaja. El QR, además, permite a cualquier receptor cotejar la factura en la sede electrónica de la AEAT (artículo 17 del reglamento).

Paso 5. Pregunta por la modalidad y sus consecuencias

Pide al fabricante que te confirme por escrito si el sistema opera como VERI*FACTU (remisión continua a la AEAT) o en modalidad local con firma electrónica de los registros. En el segundo caso, pregunta cómo se conservan los registros, cómo se exportan a un almacenamiento externo en formato legible (lo exige el artículo 8) y quién responde de su custodia durante el plazo de prescripción.

Si después de estos cinco pasos tienes dudas entre varias opciones del mercado, el comparador de soluciones Verifactu y Facturae te permite contrastar programas por modalidad, funcionalidades y encaje con la factura electrónica B2B que viene por la Ley Crea y Crece. Y si lo que aún no tienes claro es en qué fecha te toca a ti, el comprobador de cuándo te obliga Verifactu lo resuelve en dos preguntas.

Los requisitos técnicos que debe cumplir el sistema

No hace falta ser informático para evaluar un programa, pero sí conviene saber qué hay detrás de la declaración responsable. El artículo 8 del reglamento exige que el sistema garantice:

• Integridad e inalterabilidad. Una vez generado un registro de facturación, no puede alterarse sin que el sistema lo detecte y avise. Corregir o anular una factura exige generar un registro adicional: los datos originales se conservan siempre. Un programa donde puedes editar o borrar una factura emitida y que no quede rastro incumple de raíz.
• Trazabilidad encadenada. Los registros deben estar encadenados de forma que pueda verificarse su secuencia desde el primero hasta el último, todos correctamente fechados. Es el mismo principio de una cadena de bloques doméstica: cada registro incorpora una huella («hash») que lo liga al anterior, según el artículo 12.
• Conservación y legibilidad. Los registros se conservan durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria y deben poder exportarse a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.
• Registro de eventos. El artículo 8.3 exige que el sistema recoja automáticamente determinadas interacciones, operaciones y sucesos ocurridos durante su uso, consultables desde el propio programa. Es la caja negra del software. Con un matiz que conviene llevar a la conversación con el fabricante: mientras el sistema actúe como VERI*FACTU, esta exigencia decae. El artículo 3 de la Orden HAC/1177/2024, por remisión al artículo 16.2 del reglamento, presume el cumplimiento por diseño y deja fuera de aplicación varios artículos de la propia orden, entre ellos el 9, que es el que desarrolla el registro de eventos. En modalidad no VERI*FACTU, en cambio, es plenamente exigible, con su registro resumen incluido. Si un comercial te vende el registro de eventos como funcionalidad diferencial de un producto que opera como VERI*FACTU, te está cobrando por algo que su modalidad no le exige.
• Capacidad de remisión. El sistema debe poder enviar los registros a la Administración «de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente». En modalidad VERI*FACTU esa capacidad se usa siempre; en la otra, queda disponible por si la AEAT la requiere.

Sobre cada factura emitida, recuerda las dos marcas visibles: QR siempre; leyenda VERI*FACTU solo si hay remisión efectiva.

Señales de alarma: cuándo desconfiar

• «Estamos homologados/certificados por la AEAT». No existe esa homologación. La única certificación que contempla el reglamento es la declaración responsable del propio fabricante.
• No te entregan la declaración o «está en preparación». El plazo de los fabricantes venció el 29 de julio de 2025. Un producto sin declaración a estas alturas no es un producto en adaptación: es un producto fuera de norma.
• La declaración no menciona tu versión. Declaración por versión, sin excepciones. Desconfía de documentos genéricos «válidos para toda la gama».
• El programa permite rectificar facturas sobre el propio registro. Si puedes cambiar el importe de una factura de marzo desde el propio registro y sin generar un registro de corrección, el sistema incumple el artículo 8, diga lo que diga el papel.
• Funciones de «doble uso». Cualquier mecanismo que permita llevar ventas en paralelo, ocultar transacciones o alterar registros no solo invalida el software: es una infracción tributaria grave. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona la fabricación y comercialización de estos programas con 150.000 € por ejercicio y por tipo de programa, y la mera tenencia de software no certificado debiendo estarlo, o alterado, con 50.000 € por ejercicio. Ese riesgo es tuyo aunque el programa lo hiciera otro.

Excel, Word y plantillas: por qué no cuentan

Una plantilla de factura en hoja de cálculo o procesador de textos no genera registros de facturación de alta, no calcula huellas encadenadas, no lleva registro de eventos y no puede remitir nada a la AEAT. En consecuencia, nadie puede emitir una declaración responsable sobre ella. Quien factura hoy con Excel tendrá que pasarse, antes de su fecha límite, a un sistema que cumpla el reglamento o a la aplicación gratuita que la propia Agencia Tributaria ofrece ya en su sede electrónica (es la segunda opción del artículo 7 del reglamento, pensada para quien emite pocas facturas; el artículo 16.4 le da, a todos sus efectos, la consideración de sistema VERI*FACTU).

Qué hacer si tu software no es compatible

Tienes tres caminos, por orden de menor a mayor esfuerzo:

1. Actualizar con tu fabricante actual. Si el proveedor tiene versión adaptada con declaración responsable, planifica la actualización y verifica después los cinco pasos de esta guía sobre la versión nueva.
2. Cambiar de programa. Si tu fabricante no tiene respuesta clara, cambiar antes de la fecha límite es más barato que hacerlo en enero con prisa. El cambio es además una oportunidad para repensar el flujo completo de facturación (presupuesto, factura, cobro, contabilidad): en la guía sobre automatizar la facturación en pymes tienes cómo plantearlo para que el cambio no sea solo de cumplimiento sino de productividad.
3. Usar la aplicación de la AEAT. Para volúmenes muy pequeños de facturación puede bastar la aplicación gratuita de la Administración, con la contrapartida de que es una herramienta básica, no un programa de gestión.

Elijas el camino que elijas, el checklist de Verifactu te sirve para no dejarte ningún punto por el camino: lo pensé precisamente para llevarlo a la reunión con el proveedor.

Decidas lo que decidas, hazlo contra calendario. Estas son las tres fechas que enmarcan la decisión, con la norma que fija cada una:

Las dos fechas de 2027 están hoy vigentes en el texto consolidado del real decreto, tras las modificaciones del RDL 15/2025 y el RD 254/2025. Conviene decir esto con precisión: esa disposición final ya se ha modificado dos veces, así que no las trates como inamovibles y confírmalas en el consolidado antes de comprometer un proyecto largo. Las tienes contrastadas y desglosadas por perfil en Verifactu para autónomos: fechas 2026-2027 y en Verifactu para sociedades desde el 1 de enero de 2027.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y su Reglamento (RRSIF), texto consolidado — BOE-A-2023-24840. Artículos 7, 8, 12, 13, 15, 16 y 17; disposición final cuarta (fechas), consultado en su versión vigente.
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, de especificaciones técnicas, funcionales y de contenido — BOE-A-2024-22138.
• Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), artículos 6.5 y 7.5 —código QR y leyenda VERI*FACTU—, añadidos por el RD 1007/2023.
• Ley 58/2003, General Tributaria, texto consolidado — BOE-A-2003-23186. Artículos 29.2.j) y 201 bis.