Verifactu gratis: qué software de facturación es realmente gratuito

Sí existe una forma de cumplir Verifactu sin pagar nada: la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria, prevista en la letra b) del artículo 7 del Real Decreto 1007/2023. Tiene límites funcionales que conviene mirar antes de decidir.

En corto: gratis y conforme son dos preguntas distintas

Quien busca «Verifactu gratis» suele estar buscando dos cosas a la vez: no gastar y no tener un problema con Hacienda. El mercado responde bien a la primera y muy mal a la segunda, porque la etiqueta «gratis» aparece en la portada y la palabra que de verdad decide, «declaración responsable», casi nunca aparece.

Esta página separa las dos preguntas. Primero, qué es gratis de verdad hoy, con el precio publicado en la web de cada fabricante. Segundo, cómo se comprueba que un programa, gratuito o de pago, cumple el reglamento.

¿Hay una aplicación de Verifactu gratis oficial?

Sí, y la previó el propio reglamento. El artículo 7 del Real Decreto 1007/2023 da dos opciones a quien está obligado: la letra a) es «un sistema informático que cumpla los requisitos» y la letra b) es «la aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria». Esa aplicación existe desde el 13 de octubre de 2025, cuando la Agencia Tributaria anunció en su sede electrónica que «ya está disponible la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria».

La propia AEAT dice a quién va dirigida: «La aplicación está dirigida principalmente a profesionales, autónomos y empresas con baja facturación que no dispongan de un software propio o prefieran una alternativa gratuita». Y añade el dato que casi ningún comparador recoge: «No existe límite de facturas, ni anual, ni mensual, ni semanal».

Los límites reales de la aplicación de la AEAT

No hay tope de facturas, pero sí restricciones funcionales que dejan fuera a sectores enteros. Están en la página de características de la sede electrónica y en la guía de usuario que publica la propia Agencia, y son estas.

La última restricción es la que conviene pensar dos veces. Empezar en la aplicación de la AEAT no cuesta nada, pero salir de ella significa dejar el histórico donde está y empezar de cero en el programa nuevo. Si la actividad va a crecer, entrar sabiendo eso es distinto de descubrirlo dentro.

Qué es gratis de verdad en el mercado, y con qué límites

La tabla siguiente recoge solo productos cuyo precio está publicado y era legible en la web del propio fabricante el 10 de septiembre de 2026. Lo que no se pudo leer en la web del fabricante no aparece aquí, y los precios se citan como los publica cada uno.

Tres avisos honestos sobre esta tabla. Varias de estas webs no dicen si el precio lleva IVA, y donde no lo dicen no lo he supuesto. Un plan de doce documentos al año o de cuatro facturas al mes es gratuito de verdad, pero solo sirve a quien factura muy poco. Y ninguna de estas cifras es una recomendación: son el precio que cada fabricante publica.

¿Cómo sé si un programa gratis cumple el reglamento?

Con un documento concreto, no con la publicidad. El artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 dice que «corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple» con el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y con el reglamento. Y el apartado 2 añade dónde tiene que estar: «deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto».

De ahí sale la comprobación práctica. Abre el programa y busca la declaración responsable dentro. Si no está visible, pídesela al fabricante por escrito: el apartado 3 permite expresamente que la solicite el cliente y obliga al productor a conservar la de todas las versiones. Un programa gratuito que la tiene vale; uno de pago que no la tiene, no. No existe ninguna homologación oficial previa ni un registro público de programas aprobados, así que el sello que busca la Inspección es ese.

¿Verifactu gratis significa que no me pueden multar?

No. La multa del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria por la mera tenencia de sistemas que no cumplan es de 50.000 euros por cada ejercicio, y la paga quien usa el programa, no quien lo hizo. Al fabricante o comercializador le corresponde otra infracción distinta, de 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema. Que el software fuera gratis no cambia ninguna de las dos. Lo desarrollo en la guía completa del reglamento de Verifactu.

Las fechas, para no elegir con prisa

La disposición final cuarta del reglamento, en su redacción vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025, fija dos fechas: antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1. Las fechas de 2025 y 2026 que siguen circulando por comparativas y blogs corresponden a versiones anteriores de la misma disposición.

Eso deja margen para hacer lo sensato: probar la opción gratuita durante el periodo voluntario y comprobar si aguanta tu forma de facturar. Si aguanta en 2026, aguantará en 2027. Si se queda corta, lo sabrás con meses por delante para elegir sin pagar la prisa. Tienes el calendario completo en Verifactu para autónomos: fechas exactas y una herramienta gratuita que te dice qué fecha te toca.

Preguntas frecuentes

¿La aplicación gratuita de la AEAT sirve para una tienda o un bar?

No. La propia Agencia Tributaria advierte de que «todas las facturas deben incluir obligatoriamente un destinatario por lo que no es posible emitir facturas simplificadas (tickets)». Una actividad que emite tickets necesita un programa que los contemple.

¿Puedo seguir facturando en Excel si no quiero pagar nada?

Una hoja de cálculo no genera los registros de facturación encadenados e inalterables que exige el artículo 8 del reglamento, ni lleva declaración responsable de productor. Si tu actividad entra en el ámbito del artículo 3.1, ese camino deja de estar disponible en la fecha que te corresponda.

¿Un plan gratuito de un programa comercial cumple Verifactu?

Depende del programa, y la respuesta no está en el plan sino en la declaración responsable de esa versión. Un fabricante puede tener un producto conforme y ofrecerlo con un plan gratuito limitado; otro puede ofrecer plan gratuito y no haber adaptado el producto. Pídela por escrito antes de decidir.

¿Qué pasa si empiezo en la aplicación de la AEAT y luego quiero cambiarme?

Que el histórico se queda donde está. La AEAT lo dice sin rodeos: «No es posible exportar registros para continuar la facturación en otro sistema informático de facturación (SIF)». Los registros generados se pueden consultar en la sede electrónica, pero no llevarlos a otro programa.

¿Cuánto cuesta el software de facturación más barato que cumple?

El precio publicado más bajo que encontré el 10 de septiembre de 2026 en la web de un fabricante fue 6,6 euros al mes más IVA. Por debajo de eso, lo que hay son planes gratuitos con límites de documentos o clientes, la aplicación de la AEAT y el software libre autoalojado.

¿Necesito certificado electrónico para usar la aplicación de la AEAT?

Sí. El acceso se hace con Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico. Sin ninguno de los tres, la sede devuelve un error de identificación y no deja entrar.

¿Me obliga Verifactu a enviar mis facturas a Hacienda en tiempo real?

Solo si eliges la modalidad VERI*FACTU. El reglamento admite también la modalidad no verificable, en la que el programa conserva los registros firmados y no los remite de forma continuada. La aplicación de la AEAT funciona siempre en la primera.

Fuentes oficiales

Autoría: Ángel Ortega Castro · consultor independiente en estrategia, calidad y digitalización para PYMEs.