Cómo preparar la cartera de la gestoría para Verifactu

Una asesoría solo es sujeto obligado por su propia facturación, pero en la práctica decide con qué programa facturan decenas de clientes. El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 admite que las obligaciones se cumplan materialmente por un tercero (art. 6) y la Orden HAC/1177/2024 permite que un mismo programa dé soporte a varios obligados tributarios (art. 2), pero la responsabilidad sigue siendo de quien expide la factura. El trabajo de la gestoría es, por tanto, de clasificación y de calendario: saber qué cliente entra antes del 1 de enero de 2027, cuál antes del 1 de julio, cuál queda fuera y qué papel de representación hace falta para enviar sus registros. Todos los datos de esta guía están verificados el 31 de julio de 2026 contra el BOE y la sede de la AEAT.

Qué cambia para la gestoría, y no solo para el cliente

El artículo 6 del Reglamento, «Delegación del cumplimiento», dice dos cosas seguidas. La primera: las obligaciones del art. 3.1 pueden cumplirse materialmente por el destinatario o por un tercero, siempre que en él concurra esa condición a efectos de facturación conforme al artículo 5 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). La segunda, en la misma frase: esa posibilidad no exime al obligado tributario que realiza las entregas o prestaciones de la responsabilidad del cumplimiento.

Traducido a la mesa de trabajo: la gestoría puede llevar la operativa entera y aun así el expediente iría contra el cliente. Conviene dejarlo escrito en la hoja de encargo antes de tocar nada.

Hay dos apoyos más que interesan a una asesoría. El artículo 7 del Reglamento permite que un mismo sistema informático sirva a varios obligados tributarios, siempre que los registros de cada uno estén diferenciados y los requisitos se cumplan por separado. Y el artículo 5 de la Orden HAC/1177/2024 admite que la remisión la efectúe «un tercero que actúe en su representación», por la vía de los artículos 79 a 81 del Real Decreto 1065/2007 y de la Orden HAC/1398/2003 de colaboración social.

Las dos fechas que parten tu cartera en dos

La disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, en su redacción vigente tras el Real Decreto 254/2025 y el Real Decreto-ley 15/2025, fija dos plazos distintos y usa dos verbos distintos.

Ese tercer plazo es la palanca de la gestoría: si un proveedor todavía dice que «lo tendrá listo», lleva más de un año fuera de su propio plazo, y la conversación deja de ser una petición para ser una comprobación.

Cuidado también con la preposición: la norma dice «antes del 1 de enero de 2027», no «durante enero».

Quién se queda fuera: los supuestos que conviene marcar antes

Antes de mover a nadie, marca en el censo los clientes que no entran. Evita vender una migración a quien no la necesita.

• Entidades exentas del artículo 9.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades: el art. 3.1.a) las excluye. Las parcialmente exentas de los apartados 2, 3 y 4 sí están sometidas, pero solo por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas.
• Quien lleva los libros registro por el SII: el artículo 3.3 deja fuera a los contribuyentes que los llevan en los términos del artículo 62.6 del Reglamento del IVA.
• Operaciones excluidas del artículo 4: las de las disposiciones adicionales tercera y sexta del Reglamento de facturación; las facturas por operaciones de establecimientos permanentes en el extranjero; y las expedidas materialmente por el destinatario, o por un tercero por imposición de una norma de obligado cumplimiento, si llevan sus libros registro conforme al citado artículo 62.6.
• No aplicación singular: el artículo 5 permite pedir al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT que resuelva la no aplicación por prácticas del sector o circunstancias técnicas excepcionales. Vía tasada, no un cajón para rezagados.

Cómo segmentar la cartera en una tarde

1. Exporta el censo con forma jurídica y régimen: Sociedades, IRPF con actividad económica, IRNR con establecimiento permanente, entidades en atribución de rentas.
2. Marca los que ya están en SII y las entidades exentas del art. 9.1 LIS: salen del alcance.
3. Separa los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades del resto: son tu grupo de diciembre de 2026.
4. Anota con qué factura hoy cada cliente, sin maquillarlo. «Hoja de cálculo» y «talonario» son respuestas válidas, y las que más trabajo darán.
5. Agrupa por programa, no por cliente. Con quince programas distintos no hay proyecto; con tres o cuatro, sí.
6. Pide a cada proveedor su declaración responsable del artículo 13 y guárdala en el expediente del cliente, no en el correo de quien la pidió.

Verifactu o no Verifactu: una decisión por cliente, no por gestoría

El Reglamento admite dos modalidades, más la aplicación que la propia Agencia Tributaria pone a disposición de quien factura poco. La elección se hace por obligado tributario: el artículo 2.c) de la Orden exige que un programa multicliente permita funcionar como VERI*FACTU de forma independiente para cada uno.

Dos consecuencias prácticas. La primera: dar de alta a un cliente en VERI*FACTU en octubre lo ata hasta el 31 de diciembre de ese año.

La segunda es el código QR, que no distingue modalidad. El artículo 20.1 de la Orden dice que «una factura […] incluirá […] un código QR», sin distinguir entre completas y simplificadas, y las cuestiones generales publicadas por la AEAT (consultadas el 31 de julio de 2026) lo explicitan: desde la entrada en vigor para cada obligado, todas las facturas, completas y simplificadas, deben incorporar un QR. Lo que sí reserva ese mismo artículo a los sistemas verificables es la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». En un bar o una peluquería eso significa tocar el ticket, no solo el programa.

Para cerrar la fecha exacta de un cliente, la herramienta de cuándo obliga Verifactu hace la clasificación en tres preguntas, y el checklist de Verifactu sirve como guion de la reunión.

Qué software recomendar (y qué no prometer)

No existe homologación previa ni sello oficial. Quien certifica que un sistema cumple es su productor, mediante una declaración responsable (art. 13 del Reglamento) que debe constar por escrito y de modo visible en el propio sistema en cada versión, y también para el cliente al adquirirlo. El artículo 15 de la Orden detalla su contenido, con dos campos que importan a una gestoría: si el sistema solo puede funcionar como VERI*FACTU, y qué tipos de firma emplea cuando no lo es.

Checklist para pedir al proveedor, sin adornos:

• [ ] Declaración responsable del art. 13, en PDF y de la versión concreta que vamos a usar.
• [ ] ¿Solo VERI*FACTU, solo no VERI*FACTU o ambas, y elegible por cada obligado tributario?
• [ ] Multicliente conforme al art. 2 de la Orden: cadenas de registros independientes por obligado, gestión separada e identificación visible en pantalla del obligado activo.
• [ ] Gestión de certificados electrónicos y envío en representación de terceros (art. 5 de la Orden).
• [ ] Exportación de los registros a almacenamiento externo en formato legible (art. 8.2.c).
• [ ] QR en facturas completas y simplificadas, entre 30×30 y 40×40 mm, ISO/IEC 18004 y nivel M de corrección de errores (art. 21 de la Orden).
• [ ] Fecha de la versión adaptada y efecto sobre los contratos de mantenimiento plurianual.

Lo que no conviene prometer tiene su propio artículo. El 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona con 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema la fabricación, producción y comercialización de sistemas que incumplan, y con 1.000 euros cada sistema comercializado sin el certificado exigido. Y sanciona aparte la tenencia de sistemas que, debiendo estar certificados, no lo estén o hayan sido alterados, con 50.000 euros por ejercicio. Esa segunda es la que apunta al cliente: explicarla tal cual, sin inflarla.

Sobre financiación, el criterio hoy es simple: de forma directa no se puede solicitar el Kit Digital, y habrá que estar a lo que fije una nueva convocatoria cuando la haya. La comparativa entre sistemas está en el comparador Verifactu / Facturae, y cómo comprobar la compatibilidad de un programa, en software compatible con Verifactu.

La representación ante la AEAT: los tres modelos normalizados

Es la parte que más gestorías se saltan y la que bloquea el envío. La Resolución de 18 de diciembre de 2024 de la Dirección General de la AEAT (BOE-A-2024-27600) aprobó tres documentos normalizados para acreditar la representación en el envío de los ficheros con registros de facturación.

Cuatro detalles del texto que conviene tener presentes:

• El texto de los modelos no puede modificarse, sin perjuicio de otorgar la representación en términos distintos acreditándola por cualquier otro medio válido en derecho.
• La autorización se circunscribe al envío electrónico: no convierte al remisor en representante para otros actos ni para recibir comunicaciones de la Administración, aunque deriven de ese envío.
• La falta o insuficiencia del poder no impide tener por realizado el acto si se subsana en los diez días que conceda el órgano competente (art. 46.7 de la Ley General Tributaria).
• Los modelos deben ir acompañados de la documentación que en cada caso proceda.

El calendario de la gestoría, de aquí a julio de 2027

Lo que toca antes de que acabe 2026

Cerrar la segmentación, reunir la declaración responsable de cada programa y firmar las autorizaciones del Anexo II de las sociedades. También decidir modalidad por cliente: hacerlo en enero arrastra la permanencia hasta diciembre de 2027.

1 de enero de 2027

Las sociedades tienen que llegar con los sistemas adaptados. Reserva las dos primeras semanas para incidencias: numeración, series, tickets sin QR y clientes que descubren que su TPV no era el mismo programa que su facturación.

Primer trimestre de 2027

Ventana natural para el resto de la cartera, antes de que apriete la campaña de renta. Si agrupaste por proveedor, aquí se nota: una migración por programa en vez de una por cliente.

1 de julio de 2027

Entran los obligados del artículo 3.1 que no son contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Llegar en junio con veinte autónomos sin herramienta ni formación es el escenario que conviene evitar.

Qué contar al cliente para que no lo viva como una factura más

Plantilla para adaptar, en tono neutro y sin alarmismo:

Asunto: [NOMBRE], tu facturación cambia antes del [FECHA]

Hola [NOMBRE]:

A partir del [FECHA] el programa con el que emites facturas tiene que cumplir el Real Decreto 1007/2023: cada factura genera un registro encadenado e inalterable y lleva un código QR, tanto las completas como los tickets.

Tu caso: [SOCIEDAD / AUTÓNOMO], facturas hoy con [PROGRAMA ACTUAL]. Recomendamos [MANTENER Y ACTUALIZAR / CAMBIAR A X], en modalidad [VERI*FACTU / NO VERI*FACTU], por [MOTIVO EN UNA LÍNEA].

Qué necesitamos de ti: firmar la autorización para enviar tus registros en tu nombre y reservar [X] minutos para ver el cambio en pantalla.

Qué hacemos nosotros: [TAREAS], y guardamos la declaración responsable de tu programa en tu expediente.

La obligación sigue siendo tuya como emisor, aunque la operativa la llevemos nosotros. Por eso preferimos dejarlo cerrado con margen.

Errores que ya se ven en las gestorías que han empezado

• Dar por hecho que la responsabilidad se traslada. El artículo 6 dice lo contrario, y el malentendido saldrá en la primera comprobación.
• Elegir una sola modalidad para toda la cartera. La norma la configura por obligado tributario, y hay clientes con conectividad, volumen y hábitos incompatibles entre sí.
• Empezar por los de julio de 2027. Son más y más fáciles, y por eso enganchan; pero las sociedades vencen antes.
• Aceptar un «sí, es compatible» de palabra. Sin declaración responsable de la versión concreta no hay nada que archivar ni que enseñar.
• Olvidar las facturas simplificadas. El QR alcanza también a los tickets, y ahí está el volumen del comercio y la hostelería.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Real Decreto 1007/2023, texto consolidado (arts. 3 a 17 y disposición final cuarta): BOE-A-2023-24840. Última actualización del consolidado, 3 de diciembre de 2025.
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (arts. 2, 5, 15, 17, 19, 20 y 21): BOE-A-2024-22138. En vigor desde el 29 de octubre de 2024.
• Resolución de 18 de diciembre de 2024 de la Dirección General de la AEAT, documentos normalizados de representación: BOE-A-2024-27600.
• Ley 58/2003, General Tributaria, arts. 29.2.j) y 201 bis: BOE-A-2003-23186.
• Agencia Tributaria, «Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU», con sus cuestiones generales: sede.agenciatributaria.gob.es. Página actualizada el 21 de julio de 2026.

Todas las fuentes se consultaron el 31 de julio de 2026.